엑셀 용량 줄이는법 간단 정리

엑셀은 다양한 데이터를 효율적으로 관리하고 분석할 수 있는 강력한 도구지만, 파일 크기가 커지면 속도가 느려지고 공유가 어려워질 수 있습니다. 특히, 용량이 큰 엑셀 파일은 저장 공간을 차지할 뿐만 아니라 실행 속도에도 영향을 미쳐 업무의 효율성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 이번 글에서는 엑셀 파일의 용량을 줄이는 방법을 소개하고, 이를 통해 더 빠르고 원활한 작업 환경을 만드는 방법을 알아보겠습니다.

 

1. 엑셀 파일을 바이너리 형식으로 저장하기

엑셀 파일을 기본 형식인 .xlsx 대신 바이너리 형식인 .xlsb로 저장하면 파일 크기를 크게 줄일 수 있습니다. 바이너리 형식은 데이터를 효율적으로 저장하여 용량을 줄이는 데 효과적이며, 특히 대용량 데이터가 포함된 경우 성능 개선에도 도움이 됩니다. 이를 적용하려면 '파일' 메뉴에서 '다른 이름으로 저장'을 선택한 후, 파일 형식을 'Excel 바이너리 통합 문서 (*.xlsb)'로 변경하여 저장하면 됩니다.

 

다만, .xlsb 형식은 일부 외부 프로그램이나 이전 버전의 엑셀에서 호환되지 않을 수 있으므로, 다른 사용자와 파일을 공유할 경우에는 원본 파일을 백업해 두는 것이 좋습니다. 파일 크기를 줄이면서도 중요한 데이터가 손실되지 않도록 주의해야 합니다.

2. 불필요한 이미지 및 개체 정리하기

엑셀 파일에 포함된 이미지나 도형, 차트 등의 개체는 파일 용량을 증가시키는 주요 원인 중 하나입니다. 이러한 개체를 최적화하면 파일 크기를 줄이고 실행 속도를 개선할 수 있습니다. 삽입된 이미지가 많다면, 해상도를 조정하고 압축하여 불필요한 용량을 줄이는 것이 중요합니다. 엑셀에서 이미지를 선택한 후 '그림 서식' 탭에서 '그림 압축' 기능을 이용하면 이미지 품질을 유지하면서도 용량을 줄일 수 있습니다.

 

또한, 숨겨진 개체나 사용하지 않는 도형이 파일에 남아 있을 경우 이를 삭제하는 것이 좋습니다. '홈' 탭에서 '찾기 및 선택'을 클릭한 후 '개체 선택'을 이용하면 불필요한 개체를 한 번에 삭제할 수 있습니다. 개체가 많을수록 엑셀 파일의 처리 속도가 느려질 수 있으므로, 필요하지 않은 요소들은 정리하는 것이 좋습니다.

3. 불필요한 행과 열 삭제하기

엑셀에서는 데이터가 입력되지 않은 빈 셀도 엑셀 파일의 크기를 증가시키는 요인이 될 수 있습니다. 특히, 사용하지 않는 행과 열이 데이터가 있는 것으로 인식되면 불필요한 용량이 추가될 수 있습니다. 이를 해결하려면, 마지막 데이터가 위치한 셀을 확인한 후 그 이후의 불필요한 행과 열을 삭제하는 것이 좋습니다.

 

삭제하는 방법은 Ctrl + End 키를 눌러 엑셀이 마지막 데이터가 위치한 셀을 어떻게 인식하고 있는지 확인한 후, 불필요한 행과 열을 선택하여 삭제하면 됩니다. 이후, 엑셀을 저장하고 다시 열면 스크롤 바의 크기가 정상화되며, 파일 용량이 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.

4. 조건부 서식 및 수식 최적화하기

조건부 서식은 데이터를 강조하는 데 유용하지만, 너무 많은 규칙을 설정하면 엑셀의 처리 속도가 느려지고 파일 크기가 증가할 수 있습니다. 따라서, 불필요한 조건부 서식을 제거하거나 최소화하는 것이 좋습니다. '홈' 탭에서 '조건부 서식'을 클릭한 후 '규칙 관리'를 선택하면 적용된 모든 조건을 확인하고 필요하지 않은 규칙을 삭제할 수 있습니다.

 

또한, 복잡한 수식을 단순화하는 것도 용량을 줄이는 데 도움이 됩니다. 수식이 많은 경우 값 붙여넣기 기능을 사용하여 계산된 값을 고정하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 특히, 대량의 데이터가 포함된 경우 배열 수식을 줄이거나 간단한 수식으로 대체하는 것이 효과적입니다.

 

엑셀 파일의 용량을 줄이는 것은 보다 빠르고 원활한 작업을 가능하게 하는 중요한 과정입니다. 파일을 바이너리 형식으로 저장하거나, 불필요한 이미지 및 개체를 정리하고, 사용하지 않는 행과 열을 삭제하는 방법을 활용하면 용량을 효과적으로 줄일 수 있습니다. 또한, 조건부 서식과 수식을 최적화하여 파일 크기를 줄이고 성능을 개선할 수 있습니다.

작업 속도와 효율성을 높이기 위해 위의 방법들을 적용해 보고, 필요에 따라 조합하여 활용하면 보다 쾌적한 엑셀 사용 환경을 만들 수 있습니다. 꾸준히 파일을 관리하면서 최적화된 상태를 유지하는 것이 중요합니다.